Neue „Homebase“ für die ZI – eine Abteilung zieht um
Die Abteilung ZI (Zukunftsinitiative), die zunehmend innovativ und agil arbeitet, bekommt ein neues Zuhause. Von einer in den einzelnen Bauteilen der Hauptverwaltung in Essen verstreuten Abteilung hin zu einer Abteilung mit einem eigens für sie ausgearbeitetem Bürokonzept.
Aber erstmal generell: Was ist eigentlich die Abteilung ZI und was ist ihre Aufgabe? Die Abteilung ZI ist vor drei Jahren bei EGLV gegründet worden, um die Themen der wasserbewussten Stadt- und Regionalentwicklung gebündelt voranzubringen. Die Abteilung schafft gemeinsam mit den Kommunen und weiteren Partnern vielfältige Mehrwerte und eine nachhaltige Steigerung der Lebensqualität in der Emscher-Lippe-Region zum Beispiel über die Zukunftsinitiative Klima.Werk oder die Städtebaukooperationen.
Nach einem dreiviertel Jahr intensiver Planung sind die neuen Räume in der Hauptverwaltung in Essen endlich fertig. Diese Räume sind seit dem 16. Juni 2023 nun das neue Zuhause der Abteilung ZI. In der Zeit ist dort eine bei EGLV einzigartige und innovative Bürolandschaft entstanden. Die klassischen einzelnen Büros, Sitzungs- oder Gruppenräume sind in den neuen Büros ab jetzt Geschichte. Stattdessen gibt es große Arbeitsflächen, die individuell mit flexiblen Möbeln auf Rollen, den von EGLV selbst entwickelten Drop-Boxen, gestaltet werden können. Die gerade schon angesprochenen Drop-Boxen sind Sichtschutz-Element und Aufbewahrungscontainer zugleich. Aber auch die Decke ist besonders. Die Lamellen-Holzdecke soll den Schall schlucken und somit die Akustik im Großraumbüro verbessern, welches mithilfe von Glasschiebetüren für Besprechungen abgetrennt werden kann. Eine rund zehn Quadratmeter große bepflanzte „Living Wall“ sorgt ab jetzt für ein grünes Wohlfühlambiente mitten im Büro.
Die Zukunftsinitiative und das neue Bürokonzept – das passt. Das Bürokonzept ist wie die ZI etwas anders als das, was es bereits bei EGLV gibt. Bei ZI wird nach dem „Pull-Prinzip“ gearbeitet, was bedeutet, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben selber aussuchen können und dafür dann auch die Verantwortung tragen. Das steigert die Motivation, was sich dann positiv auf das Arbeitsergebnis auswirken kann.
Es wirkt sich jedoch nicht nur das Arbeitsprinzip positiv auf die Arbeitsergebnisse aus. „Wir arbeiten ansonsten auch sehr flexibel und agil in kleinen Sprint-Teams oder Matrix-Strukturen, tauschen uns viel untereinander aus, weil wir die ganzen Dinge gemeinsam entwickeln. Gerade hierbei unterstützt uns das neue Bürokonzept durch die neu geschaffene räumliche Nähe sehr“, so Abteilungsleiter Andreas Giga. Außerdem freut er sich persönlich darüber am meisten, dass man jetzt als Abteilung gesammelt an einem Ort arbeiten kann, nachdem man vorher drei Jahre verteilt im ganzen Dienstgebäude arbeiten musste. Er sieht das neue Konzept aber auch als Experiment an: „Wir müssen schauen, ob das mit dem Schall funktioniert. Deswegen müssen wir alle unser Verhalten etwas anpassen. Etwas leiser reden und generell noch mehr Rücksicht aufeinander nehmen. Ich bin aber optimistisch, dass wir auch hierfür gemeinsam eine Lösung finden, so wie wir es immer tun.“
Die konkrete Planung des neuen Bürokonzeptes begann, wie schon vorhin angesprochen, vor einem dreiviertel Jahr. Die ersten Gespräche gab es aber schon vor rund zwei Jahren. Hier hat man als Erstes abgeklopft, wie man als Abteilung am besten und effektivsten arbeiten kann und vor allem, wie man in Zukunft arbeiten will. Noch ein wichtiger Punkt war es, dass die neuen Büros auch für die ZI als wachsendes Team funktionieren. „Die Grundidee war es, das neue Bürokonzept gemeinsam bei den Workshops zu erarbeiten, die wir dafür angesetzt haben. Das ist ein sehr gutes Beispiel für unsere offene Arbeitsweise“, so Sebastian Ortmann, Teil des Sprint-Teams, welches während der Workshops den Austausch untereinander angeregt hat.
Aber der Weg war nicht ganz einfach. „Die Kolleginnen und Kollegen haben natürlich alle persönliche Vorlieben und Präferenzen, wie er oder sie am besten arbeiten kann. Deswegen mussten wir natürlich bei der Erstellung des Konzepts Kompromisse eingehen. So wie es jetzt ist, ist es aber der bestmögliche Kompromiss“, so Sebastian Ortmann auf die Frage, welche Hürde bei der Erstellung des Konzeptes am schwersten zu nehmen war. Das Ergebnis dieses Kompromisses ist ein maximal transparenter und offener Arbeitsraum mit tollem Ambiente, einem Treffpunkt als Teeküche, wo man einen Kaffee zusammen trinken kann und zwei eigene Besprechungsräume, wovon einer multifunktional einsetzbar ist, zum Beispiel für Hybridveranstaltungen. Es soll eine neue „Homebase“ für die vorher so verstreute ZI werden, wo man gerne wieder hingeht.
Auch ich als Azubi hatte noch die Möglichkeit, für zwei Wochen in den komplett neuen Büros zu arbeiten. Der erste Eindruck war für mich persönlich ziemlich überzeugend. Einfach aus dem Grund, weil es solche Büros vorher bei EGLV noch nicht gab. Die Flexibilität der neuen Büros hat mich am meisten beeindruckt. Sei es der Hybrid Besprechungsraum oder auch die Arbeitsplätze, wovon es keine Festen mehr gibt. Der Ansatz hierfür jeden Arbeitsplatz gleich mittels zwei Monitoren und einer Dockingstation für den Laptop auszustatten, sodass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz arbeiten kann, fand ich auch sehr gut.
Beim Umzug konnte ich die Abteilung auch etwas unterstützen. Beim Packen und nachher auch Auspacken der Umzugskartons zum Beispiel. Ich habe aber auch Bücherbestände der Abteilung aufgelöst, indem ich die übrig gebliebenen Bücher an ein paar Punkten im Emscher-Haus, unserer Hauptverwaltung in Essen, ausgelegt habe. Die Kolleginnen und Kollegen konnten sich die Bücher dann mitnehmen, ich habe regelmäßig die Bestände kontrolliert und wenn ein Buch zu wenig da war, habe ich den Bestand wieder aufgefüllt. Rückblickend auf meine Zeit bei der ZI kann ich sagen, dass ich von den Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung sehr offen und herzlich aufgenommen worden bin und interessante Einblicke in die Arbeit der Abteilung erhalten habe. Somit war die neue „Homebase“ der Abteilung auch für die zwei Wochen, in denen ich in den neuen Büros arbeiten durfte, auch meine neue „Homebase“.
Fotos: Jonas Klaus